UN SISTEMA DE GESTI脫N INVISIBLE
UN SISTEMA DE GESTI脫N INVISIBLE
Escrito por Josep M陋 Cabases, Director T茅cnico de Productos.
Un problema m谩s que conocido: muchos negocios requieren de un sistema de gesti贸n eficaz en el que basar el d铆a a d铆a. Un sistema de gesti贸n que permita luchar contra el caos, que nos facilite las tareas en curso, que nos prevenga de las tareas futuras y nos ayude a organizarlas, que nos avise si algo anda mal, que nos almacene la documentaci贸n y, si es el caso, que nos ayude a generarla. Y, como valor a帽adido, que adem谩s nos permita tener una visi贸n de c贸mo nos va la cosa, cu谩nto trabajo hemos realizado, si hemos sido suficientemente productivos, si en alg煤n tema nos hemos quedado atrasados, si hemos crecido en clientes, cu谩l es nuestra curva de ingresos, nuestros costes… en fin.
Esta es una lucha habitual y, a menudo, tambi茅n es la necesidad m谩s dif铆cil de cubrir. 驴Por qu茅?, pues porque todos buscamos un sistema de gesti贸n que se adapte al 100% a las necesidades de nuestro negocio y que, adem谩s (por si lo anterior no fuera ya suficiente milagro) que no nos genere (demasiado) trabajo extra. Vamos, que la gesti贸n de nuestro negocio no implique muchas horas en tareas no directamente productivas, para colmo a veces repitiendo actuaciones por duplicado en diferentes sistemas. Y en algunas ocasiones, por culpa de un sistema de gesti贸n complicado, ante una punta de trabajo nos hemos visto obligados a aplazar las tareas rutinarias de gesti贸n para m谩s adelante, conscientes del problem贸n que tendremos despu茅s para ponernos al d铆a.
Pues ante grandes males… quiz谩 ante un problema de dif铆cil resoluci贸n lo mejor sea ignorarlo. (Vaya, y en este caso pr谩cticamente lo digo en sentido literal).
Estuvimos pensando, 驴y si conseguimos un sistema de gesti贸n que act煤e por debajo, sin nosotros pr谩cticamente enterarnos, como un secretario omnipresente que va tomando nota de todo lo que hacemos y nos advierte en cada momento de lo que tenemos que hacer? Un sistema de gesti贸n INVISIBLE.
La idea nos pareci贸 excitante y nos pusimos a trabajar en ello inmediatamente. Por suerte Carver dispon铆a de un excelente banco de pruebas que nos lo facilitaba.
Con el equipo de Carver nos pusimos a trabajar en este proyecto, y este estupendo banco de pruebas que comento es su plataforma de gesti贸n para los despachos de los peritos tasadores Bitp茅rit. Bitp茅rit tiene cientos de usuarios que en breve van a poder experimentar nuestro concepto de “gesti贸n invisible”.
驴Qu茅 pretendemos conseguir?
Un sistema de gesti贸n que recoja los emails y los documentos de nuestro sistema y los analice, clasificando su contenido dentro del sistema de gesti贸n, incorpor谩ndolos en la carpeta o en el expediente adecuado.
Un sistema que sea capaz de determinar nuestras actuaciones posteriores, en funci贸n de la informaci贸n que recoja y del flujo de trabajo de nuestra gesti贸n. Y que nos mande aviso por el canal escogido para ello: un sms, un email, alertas en nuestra agenda compartida, un programa asistente en nuestro escritorio o en el smartphone…
Y que le podamos responder o consultar tambi茅n por cualquiera de estos canales sobre tareas pendientes, o que nos mande un listado al email sobre (por ejemplo) los expedientes dados de alta en el d铆a de ayer, etc.
Este sistema de “gesti贸n invisible” es un gran asistente que puede trabajar las 24 horas del d铆a en tareas rutinarias de gesti贸n, supervisi贸n y control. Con ello, por fin, nos podremos dedicar m谩s a tareas productivas, y mucho menos a la simple y tediosa rutina.
Bitp茅rit ser谩 pues, durante el pr贸ximo a帽o, nuestra experiencia piloto, nuestra prueba de concepto en un entorno real, en un entorno con mucha actividad de gesti贸n y muchos perfiles de usuarios distintos. Con todo esto, si superamos esta prueba estamos seguros que lo habremos conseguido para cualquier otro caso.
Este paso nos lo permite la tecnolog铆a de reconocimiento, an谩lisis y clasificaci贸n din谩mica de textos que hemos desarrollado a partir de nuestro motor “minerva”, que nos permite extraer informaci贸n de los documentos directamente o a partir de referencias cruzadas que el propio sistema es capaz de establecer.
Por supuesto, el usuario tambi茅n podr谩 acceder al sistema de gesti贸n al estilo cl谩sico, entrando en el programa para ver directamente los expedientes, el avance de los temas, el trabajo pendiente… en definitiva, para ver en detalle c贸mo va todo. Seguro que tambi茅n entrar谩 en el sistema para hacer alg煤n ajuste directamente sobre la informaci贸n que est谩 trabajando. Pero esta actuaci贸n sobre el sistema ser谩 ya una actuaci贸n de calidad, ser谩 una mejora sobre una base de informaci贸n que se ha generado de manera autom谩tica, evitando que alguien haya tenido que perder tiempo grabando datos, asignando tareas, enviando emails de confirmaci贸n, clasificando los documentos, etc.
驴Es un proyecto demasiado ambicioso? Puede parecerlo, pero ya tenemos mucho camino recorrido y vemos claramente la luz del final.
隆Estamos en ello!